Wie past het best bij mij? 

Door: Erik Kriboo en Peter Sinning, Partners B2Bsure BV – Risk & Insurance management adviseurs

Organisaties werken vaak meerdere jaren samen met steeds dezelfde dienstverleners. De relatie is vertrouwd en de kwaliteit is bekend. Dat wil niet automatisch zeggen dat je daarmee de beste dienstverlener hebt voor de uitdagingen waar je als organisatie voor staat. Dat de dienstverlening passend was op enig moment betekent niet dat het een paar jaar later nog steeds zo is. Immers, een organisatie is altijd in ontwikkeling en datzelfde geldt voor de partijen waar je mee samenwerkt. 

Als er gekozen wordt voor een nieuw intermediair of andere dienstverlener dan is dat vaak omdat er in de organisatie afgesproken is periodiek de contracten met bestaande dienstverleners tegen het licht te houden om de dienstverlening aan te scherpen. Een andere reden kan zijn dat er een persoonlijke wijziging in het management plaatsvindt. Een manager met nieuwe ideeën over samenwerking met partijen, met een eigen netwerk en contacten. Of, heel basic, er moet een kostenreductie worden gerealiseerd.

Het wijzigen van dienstverlener kan onzekerheid opleveren, net als bij elke verandering. Toch kun je de onzekerheid zoveel mogelijk minimaliseren. En dat zit altijd in een hele goede voorbereiding. Kijk  met welke leveranciers je al enige tijd samenwerkt en of dat nog steeds bevalt. De haarscheurtjes kun je misschien repareren, maar misschien is vervanging in zijn geheel beter. Wat kan je doen?

• Stakeholder management; een goede inventarisatie bij de interne en externe belanghebbenden. Alle details boven tafel. Wat heb je nodig, wat mis je?
• Second opinion of quick scan door een specialist; op basis van beschikbare documentatie en interviews kan er, zonder verstoring van de huidige relatie, een eerste indruk worden gegeven van de huidige stand van zaken
• Request for Proposal (RfP); het vergelijken van een aantal dienstverleners. Het RfP proces is een vervolgstap op de stappen hierboven, maar wel heel goed om te doen. Als de huidige leverancier ook meedoet, is het voordeel dat je zowel een beeld hebt van andere partijen als een actueel beeld van je huidige leverancier.

De tweede helft van het jaar betekent vaak een aanloop naar het nieuwe contractjaar dat start op 1 januari a.s. Binnen ons aandachtsgebied geldt dat bij voorbeeld voor lopende Arbo contracten, verzekeringsovereenkomsten en overeenkomsten met dienstverleners op het gebied van risicomanagement.  

B2Bsure levert expertise en ondersteuning bij zowel de quick scan, de second opinion en de RfP. Bel ons voor meer informatie, 033-7600850